الدليل الإرشادي

١. البداية السريعة

١.١ مرحباً بك في فوترة

فوترة هي منصة سحابية متكاملة لإصدار وإدارة الفواتير الإلكترونية والربط المباشر مع منظومة الفاتورة الإلكترونية التابعة لهيئة الضرائب المصرية (ETA).

تهدف المنصة إلى تبسيط عملية الامتثال الضريبي للشركات المصرية، وإلغاء الحاجة للأنظمة المعقدة أو البرمجة اليدوية. بعد إعداد حسابك — والذي لا يستغرق أكثر من ١٥ دقيقة — ستتمكن من إصدار فواتير إلكترونية قانونية ومعتمدة بضغطة زر واحدة.

المتطلبات الأساسية للاستخدام:

• شركة مسجلة ضريبياً في جمهورية مصر العربية
• بيانات ETA (Client ID و Client Secret) من بوابة هيئة الضرائب
• اتصال بالإنترنت

١.٢ إعداد الحساب خطوة بخطوة

الخطوات:
1. اذهب إلى https://eta.gov.eg
2. سجل الدخول بالرقم الضريبي وكلمة المرور
3. اختر "منظومة الفاتورة الإلكترونية"
4. اذهب إلى الإعدادات ← إدارة نقاط الدخول
5. اضغط "إضافة نقطة دخول جديدة"
6. اختر "ERP Integration"
7. انسخ Client ID و Client Secret

١.٣ جولة سريعة في الواجهة

٢. الفواتير الإلكترونية

٢.١ إنشاء فاتورة جديدة

نوضح لك هنا كل حقل في نموذج الفاتورة وما يعنيه:

بيانات البائع (شركتك)

تُملأ تلقائياً من إعدادات الشركة. لتعديلها: اذهب للإعدادات ← معلومات الشركة.

بيانات المشتري (العميل)

• اختر من قائمة العملاء المحفوظين
• أو أضف عميلاً جديداً مباشرة بالضغط على "+ عميل جديد"
• الرقم الضريبي للعميل: مطلوب للشركات، اختياري للأفراد

تفاصيل الفاتورة

• رقم الفاتورة: يُولَّد تلقائياً بصيغة INV-{YEAR}-{SEQUENCE} — يمكن تعديله لكن يجب أن يكون فريداً
• تاريخ الإصدار: لا يمكن أن يكون في المستقبل
• العملة: جنيه مصري (EGP) فقط حالياً

بنود الفاتورة

• الوصف: اشرح الخدمة أو المنتج بوضوح
• الكمية: أرقام عشرية مسموح بها (مثل ٢.٥)
• سعر الوحدة: بالجنيه المصري
• الخصم %: اختياري، يُطبَّق على سعر الوحدة
• ضريبة القيمة المضافة: ١٤% افتراضياً، قابل للتعديل
• الإجمالي: يُحسب تلقائياً

ملخص الفاتورة

• المجموع قبل الضريبة
• مبلغ الخصم (إن وجد)
• ضريبة القيمة المضافة
• الإجمالي المستحق

٢.٢ الإشعارات الدائنة والمدينة (Credit & Debit Notes)

تدعم المنصة إصدار الإشعارات الدائنة والمدينة لتسوية وتعديل الفواتير المقبولة لدى مصلحة الضرائب المصرية:

• الإشعار الدائن (Credit Note - النوع C): يُسخدم لإرجاع قيمة فاتورة مقبولة بالكامل أو جزء منها (مثل إرجاع بضاعة أو تقديم خصم لاحق). عند إنشاء إشعار دائن وتحديد الفاتورة الأصلية كمرجع، يقوم النظام تلقائياً بنسخ بنود الفاتورة الأصلية لتسهيل التعديل، ويربط المستند بالرقم المرجعي و UUID الخاص بالفاتورة الأصلية.
• الإشعار المدين (Debit Note - النوع D): يُسخدم لإضافة قيمة مالية إضافية أو تصحيح فروقات ضريبية لصالح شركتك على فاتورة مقبولة مسبقاً.
• شروط الربط الضريبي: تشترط مصلحة الضرائب ربط كل إشعار برقم الفاتورة الأصلية وحفظ سبب الإصدار (Reason) لإرساله ضمن البيانات الضريبية الحكومية.

٢.٣ حالات الفاتورة وما تعنيه

٢.٤ إرسال الفاتورة إلى هيئة الضرائب

بمجرد الضغط على "إرسال إلى هيئة الضرائب"، يحدث التالي خلف الكواليس:

٢.٥ تصحيح الفاتورة المرفوضة

أكثر أسباب رفض الفواتير شيوعاً وكيفية حلها:

٢.٦ الإرسال الجماعي للفواتير

• حدد عدة فواتير من القائمة باستخدام checkbox
• زر "إرسال المحدد" يظهر تلقائياً عند التحديد
• شريط تقدم حي يظهر نسبة الإنجاز
• ETA تقبل ١٠ طلبات في الثانية — النظام يحترم هذا الحد تلقائياً
• متوسط وقت إرسال ١٠٠ فاتورة: ٣-٤ دقائق

٢.٧ أكواد الأصناف والخدمات (EGS)

تشترط مصلحة الضرائب المصرية ترميز كافة البنود والخدمات في الفاتورة باستخدام نظام التكويد المصري (EGS - Egyptian Grouping System):

• تركيبة الكود: يبدأ الكود بالبادئة الموحدة EG- متبوعة بالرقم الضريبي لشركتك، ثم كود الصنف الداخلي (مثال: EG-123456789-ITEM001).
• تسجيل الكود: يجب تسجيل الكود والموافقة عليه أولاً على بوابة مصلحة الضرائب لتتمكن من استخدامه.
• إدارة الأصناف في فوترة: يمكنك تسجيل وإدارة كافة أصناف شركتك من خلال صفحة أكواد الأصناف EGS، مع إمكانية التحقق الفوري من صلاحية الكود لدى مصلحة الضرائب.
• الإكمال التلقائي الذكي: عند تعبئة الفاتورة، يمكنك كتابة اسم الصنف وسيقوم النظام تلقائياً بملء الكود ووحدة القياس ومعدل الضريبة الافتراضي.

٢.٨ تنزيل وطباعة الفاتورة

• زر PDF في صفحة تفاصيل الفاتورة
• محتوى PDF: بيانات الشركة، العميل، البنود، الضريبة، QR code
• QR code يحتوي على ETA UUID للتحقق من صحة الفاتورة

٣. إدارة العملاء

٣.١ إضافة عميل جديد

• الحقول المطلوبة: اسم الشركة، الرقم الضريبي، العنوان (العنوان اختياري)
• الرقم الضريبي للعميل مهم للفواتير بين الشركات (B2B)
• الفرق بين "اسم الشركة" و"الاسم التجاري": الأول هو الاسم القانوني، الثاني هو الاسم المُسخدم تجارياً

٣.٢ البحث والفلترة

• البحث بالاسم أو الرقم الضريبي
• فلترة بالحالة: نشط / غير نشط
• فرز بعدد الفواتير أو تاريخ الإضافة

٣.٣ صفحة تفاصيل العميل

• عرض كل فواتير العميل مرتبة زمنياً
• نسبة الامتثال لهذا العميل تحديداً
• إجمالي المبالغ المفوترة له
• تاريخ التعامل (آخر فاتورة)

٤. التقارير الضريبية

٤.١ تقرير ضريبة القيمة المضافة (VAT)

• ضريبة المخرجات (Output VAT): الضريبة المحصلة من عملائك = مجموع ضريبة فواتيرك المقبولة
• ضريبة المدخلات (Input VAT): الضريبة التي دفعتها لمورديك — تُدخلها يدوياً حالياً
• صافي الضريبة المستحقة = ضريبة المخرجات - ضريبة المدخلات
• موعد الإقرار الشهري: قبل اليوم ١٥ من الشهر التالي

٤.٢ تصدير تقرير VAT

• زر "تصدير Excel" يولد ملفاً بكل الفواتير مرتبة
• الأعمدة: رقم الفاتورة، العميل، الرقم الضريبي، إجمالي البيع، مبلغ الضريبة، تاريخ الإصدار، حالة ETA
• مفيد لمحاسبك لتعبئة الإقرار الضريبي الشهري

٤.٣ تقرير الامتثال

• نسبة الامتثال = (فواتير مقبولة ÷ إجمالي الفواتير) × ١٠٠
• الهدف: ٩٥% فأكثر
• ما يؤثر على النسبة: الفواتير المرفوضة والمعلقة
• تنبيهات تلقائية عند انخفاض النسبة

٥. إعداد ربط هيئة الضرائب (ETA)

٥.١ كيف تحصل على بيانات ETA

٥.٢ الفرق بين Sandbox و Production

٥.٣ اختبار الاتصال بـ ETA

زر "اختبار الاتصال" في صفحة إعدادات ETA يُظهر لك حالة الاتصال:

• "تم الاتصال بنجاح": كل شيء يعمل
• "Client ID أو Secret خاطئ": تحقق من البيانات
• "الشركة غير مسجلة": تواصل مع هيئة الضرائب
• "خطأ في الشبكة": مشكلة مؤقتة، حاول لاحقاً

٥.٤ صلاحية الـ Token وتجديده

• Token ETA صالح لمدة ساعة واحدة
• المنصة تجدده تلقائياً قبل انتهائه بـ ٥ دقائق
• لا حاجة لأي إجراء من جانبك
• إذا ظهر خطأ "401 Unauthorized": اضغط "اختبار الاتصال" لتجديد الاتصال

٦. إدارة الفريق والمحاسبين

٦.١ أنواع المستخدمين وصلاحياتهم

٦.٢ دعوة محاسب كعضو فريق

٦.٣ حساب المحاسب المستقل (متعدد الشركات العميلة)

إذا قمت بالتسجيل كـ محاسب مستقل خلال إنشاء الحساب، ستحصل على لوحة تحكم مخصصة بالكامل لتبسيط عملك اليومي مع عملائك:

• لوحة تحكم موحدة: تعرض إحصائيات مجمعة لجميع الشركات العميلة وحالة الامتثال ونشاط الفواتير.
• إرسال جماعي (Bulk Submit): مراجعة وإرسال الفواتير المعلقة عبر عدة شركات بضغطة زر واحدة دون الحاجة للتنقل بينها.
• تقارير امتثال شاملة: مقارنة نسب الامتثال لكل شركة عميلة وتصدير تقارير مجمعة بصيغة Excel.
• تبديل فوري: إمكانية الانتقال الفوري بين حسابات الشركات العميلة من شريط التنقل العلوي للعمل على فواتير شركة محددة.

٧. الاشتراك والفوترة

٧.١ الخطط المتاحة

أولاً: خطط أصحاب الشركات (الدفع حسب حجم الفواتير)

ثانياً: خطط المحاسبين (الدفع حسب عدد الشركات العميلة)

٧.٢ ماذا يحدث عند الوصول للحد الأقصى

• لأصحاب الشركات: تظهر رسالة تحذير عند بلوغ ٨٠% من حد الفواتير الشهري. وعند بلوغ ١٠٠%، لن تتمكن من إصدار فواتير جديدة حتى نهاية الشهر الحالي أو الترقية لباقة أعلى. يُعاد تصفير العداد تلقائياً في اليوم الأول من كل شهر ميلادي.
• للمحاسبين: يتم احتساب الحد بناءً على عدد الشركات النشطة التي قمت بإضافتها تحت إدارتك. هذا حد تراكمي (Concurrent) ولا يُعاد ضبطه شهرياً. في حال رغبتك بإضافة شركة جديدة وتجاوز الحد، سيلزمك ترقية اشتراك المحاسب الخاص بك.
• يمكنك الترقية فورياً وبأثر رجعي للمبالغ المتبقية عبر الانتقال إلى صفحة: إعداداتي ← حسابي وخطتي.

٧.٣ التجربة المجانية

• مدتها: ١٤ يوماً
• تشمل كل مميزات خطة أعمال
• لا تحتاج بطاقة ائتمان
• بعد الانتهاء: يمكن قراءة البيانات فقط حتى تختار خطة

٧.٤ سياسة الاسترداد

• لا يوجد استرداد بعد بدء فترة الاشتراك المدفوعة
• يمكن الإلغاء في أي وقت — تستمر الخدمة حتى نهاية الفترة المدفوعة
• للشكاوى الاستثنائية: [email protected]

٨. الأمان وحماية البيانات

٨.١ كيف نحمي بياناتك الضريبية

• تشفير AES-256 لبيانات ETA الحساسة
• HTTPS/TLS لجميع الاتصالات
• كلمات المرور مشفرة بـ bcrypt ولا يمكن لأحد رؤيتها
• فصل تام بين بيانات كل شركة في قاعدة البيانات
• نسخ احتياطية تلقائية يومية

٨.٢ أمان Client Secret

• يُشفَّر فور حفظه ولا يظهر في الواجهة أبداً
• لا يمكن لأي موظف في فوترة الاطلاع عليه
• يُستخدم فقط داخلياً للاتصال بـ ETA
• إذا اعتقدت أنه تعرض للاختراق: احذفه من بوابة ETA وأنشئ واحداً جديداً

٨.٣ نصائح لأمان حسابك

• استخدم كلمة مرور قوية (٨+ أحرف، أرقام، رموز)
• لا تشارك بيانات الدخول مع أحد — استخدم نظام الفريق بدلاً من ذلك
• راجع قائمة الفريق دورياً وأزل من لا يحتاج وصولاً
• إذا غادر موظف: احذف حسابه فوراً من إعدادات الفريق

٩. إدارة الحساب وتفضيلات النشاط

٩.١ بيانات الحساب الشخصي وكلمة المرور

تتيح لك صفحة الملف الشخصي إدارة بياناتك الشخصية وحماية حسابك:

• المعلومات الشخصية: تعديل اسمك الكامل، البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف.
• تغيير كلمة المرور: تحديث كلمة المرور بشكل دوري لحماية الحساب، ويشترط النظام إدخال كلمة المرور الحالية لتأكيد الهوية.

٩.٢ تفضيلات الإشعارات بالبريد الإلكتروني

تتيح لك المنصة اختيار نوع وموعد الرسائل التنبيهية التي ترغب في تلقيها:

• قبول الفاتورة: بريد إلكتروني فوري بمجرد تأكيد هيئة الضرائب لقبول فواتيرك.
• رفض الفاتورة: تنبيه فوري بالبريد عند رفض أي فاتورة لتتمكن من تصحيحها وإعادة إرسالها دون تأخير.
• ملخص الامتثال اليومي: تقرير يومي يعرض نسبة امتثالك وعدد الفواتير المعلقة والصادرة.
• التقرير الأسبوعي: ملخص أسبوعي شامل يعرض إحصائيات المبيعات، الفواتير، ونشاط الشركة المالي.

٩.٣ إدارة الجلسات النشطة والأجهزة

لوحة حماية مخصصة تتيح لك مراقبة الوصول إلى حسابك وتأمين الجلسات:

• قائمة الأجهزة: عرض جميع المتصفحات، أنظمة التشغيل، وعناوين الـ IP التي قامت بالدخول إلى حسابك مؤخراً.
• إنهاء الجلسات الأخرى: إمكانية تسجيل الخروج الفوري لجميع الأجهزة والمنصات الأخرى بضغطة زر لحماية حسابك إذا نسيت تسجيل الخروج من جهاز عام.

٩.٤ سجل النشاط والرقابة على الشركة

يقوم النظام بتسجيل غير قابل للتعديل لكافة العمليات الهامة التي تتم داخل نطاق شركتك:

• التتبع والامتثال: تسجيل عمليات تسجيل الدخول، إنشاء الفواتير، تعديل العملاء، دعوة أعضاء الفريق، وتغيير إعدادات الربط.
• الرقابة: تتبع العضو المسؤول عن كل إجراء مع حفظ عنوان الـ IP والوقت لضمان الشفافية الكاملة داخل مؤسستك.

١٠. الأسئلة الشائعة (FAQ)

١١. التواصل والدعم

١١.١ قنوات الدعم

١١.٢ الإبلاغ عن مشكلة

عند الإبلاغ عن مشكلة، يُرجى تضمين المعلومات التالية لتسريع المعالجة:

• رقم الفاتورة المتأثرة (إن وجد)
• رسالة الخطأ كاملة
• الوقت والتاريخ
• لقطة شاشة إن أمكن